L’informatique simplifie énormément le travail et la gestion liés à tout commerce. Il génère un gain de temps, d’énergie et permet de passer outre les erreurs humaines. L’informatique est primordial dans le domaine pharmaceutique.
Sommaire
Inventaires facilités
Dans les pharmacies de villes et dans les officines hospitalières, les médicaments livrés s’accompagnent d’un bon de livraison. Les données figurant sur ce document doivent être consignées sur un registre d’entrées et sorties. Ce registre peut être rempli par un logiciel de gestion ou un tableur. Les mouvements de stocks sont, ainsi, enregistrés en temps réel.
Une vérification humaine est, cependant, indispensable.
En fin de journée, l’inventaire des stocks des diverses unités de stockage, est imprimé. Le responsable doit alors procéder à sa relecture. Toute différence entraîne des vérifications pour en établir la cause.
L’outil informatique constitue donc une aide précieuse dans la gestion de l’inventaire des produits. Mis à jour régulièrement, le gestionnaire effectuera la vérification manuelle très facilement.
Rentabilité maximisée
Les pharmacies hospitalières sont tenues d’établir, à la fin de chaque exercice, des statistiques de consommation. Cette opération est grandement facilitée par la gestion informatique.
Les prévisions sont multipliées par les prix unitaires de chaque produit pour obtenir le montant global du stock. En cas de dépassement du budget attribué, des réajustements doivent être pratiqués.
Le logiciel permet la surveillance automatique des dates de péremptions et avertit le pharmacien d’un lot de produits inapte à la vente. Il peut aussi créer une liste annuelle de tous les produits périmés, en quantité et en valeur.
Ruptures de stocks évitées
Au sein des pharmacies hospitalières, il est souvent constaté une différence entre les besoins en médicaments et produits médicaux et les besoins réellement couverts par la disponibilité fournie par le système d’approvisionnement.
Le système d’approvisionnement doit déterminer les besoins en médicaments afin d’en garantir la disponibilité de façon permanente et en bonne quantité. Il est aussi nécessaire qu’il tienne compte des ressources financières de la pharmacie afin d’apporter la réponse correspondant à ces besoins.
La disponibilité est effective uniquement en cas d’adéquation entre les besoins, la réponse apportée et la trésorerie disponible. Pour chaque produit, le stock doit se baser sur la consommation moyenne d’une journée et se situer dans cette fourchette : au minimum, un jour, et, au maximum, 8 jours.
La fiche de stock de tous les produits doit indiquer ces deux valeurs. Le pharmacien doit procéder au réajustement manuel des niveaux minimum et maximum de chaque médicament suivant la variation de la consommation.
D’autre part, le logiciel avertit le pharmacien en cas de rupture de stock et élabore un document établissant les durées de rupture inhérentes à chaque médicament.
Fraude esquivée
Le logiciel pharmaceutique permet une supervision fréquente des stocks et du remplissage des fiches de stock et des flux de produits.
Afin de détecter des utilisations frauduleuses de médicaments, les données du logiciel peuvent être comparées à l’inventaire manuel. En effet, cela peut faire apparaitre des différences qui peuvent être le résultat de vols ou de trafic, particulièrement en ce qui concerne les stupéfiants.